Eficiência

By | June 25, 2015

Eu gosto dessa definição de eficiência: “Obter máxima produtividade com mínimo esforço“. Na verdade eu gosto mais da segunda parte: “com mínimo esforço”, enquanto quem conta comigo gosta mais da primeira parte: “máxima produtividade”.

Talvez não seja verdade em 100% das profissões, mas se você está em TI (ou lida com computadores como parte do seu trabalho) eficiência é uma habilidade que você precisa desenvolver. Para o seu próprio bem.

Me dá até angústia, por exemplo, quando vejo alguém penosamente selecionando com o mouse todo o texto de um documento no Word com 10 páginas. Depois clicando com o botão direito e selecionando “copiar”. Se a pessoa então sem querer clica com o botão esquerdo e perde toda a seleção que fez eu tenho vontade de pular da janela mais próxima.

Simplesmente apertando CRTL+A (seleciona tudo) e CRTL+C (copiar) a mesma tarefa pode ser feita em menos de 1 segundo. Ao invés de 3 minutos.

Se eu vejo um usuário comum fazendo isso me irrita, mas quando vejo alguém de TI dando uma dessa eu gostaria de poder revogar o currículo do fulano.

Muita gente fala que trabalha demais ou quando de frente a um novo desafio – por exemplo se exercitar todo dia – na hora já joga a carta de “não tenho tempo”.

Bom… todo mundo tem 24hrs por dia e muita gente consegue fazer muito mais do que a maioria. Então tempo existe. É só uma questão de organização e eficiência.

Processos

Vou dar um exemplo: Esses dias na academia vejo um cara chegando perto das 7 da manhã quando eu estava saindo. O fulano estava de terno e gravata e enquanto eu terminava de me vestir ele começa a trocar de roupa.

Analisa aqui comigo: Se você já usou terno e gravata alguma vez na vida sabe qual o trampo que é se vestir. É demorado. Ai o cara acorda cedo, gasta uns 10~15 min só pra colocar o terno, provavelmente arruma a mochila da academia, dirigi até lá, gasta mais uns 5~10 min pra tirar o terno e arrumar ele direitinho pra não amassar e coloca a roupa de academia. No final toma um banho e faz o processo inverso gastando mais uns 10~15. Quais as chances desse cara ir 3 vezes na academia e depois desistir “porquê é muito corrido”. Ou porque chegou atrasado no trabalho, ou porquê teve que acordar muito mais cedo… Pura falta de eficiência.

Talvez meu jeito não seja o melhor, mas eu já arrumo a mochila da academia na noite anterior, onde já coloco a roupa que vou usar pra trabalhar. Deixo ela já na sala. A roupa que vou usar na academia eu já deixo separada em cima do sofá na sala, onde eu me troco enquanto o café está passando.

Isso é um exemplo de como ser mais eficiente baseado em processo. E aqui vai outro: Fila de segurança de aeroporto.

Se você viaja com frequência a cena vai ser familiar: A mocinha chega na fila da segurança com bota cano longo, cinto de couro com uma fivela metálica gigante, colar de bijuteria, três anéis e brincos de argola. Duas bolsas, sendo que uma delas tem um laptop. A figura enquanto a fila anda está no celular e só começa a tirar a parafernália quando encosta a barriga ali na mesa da segurança. Vai demorar uns 10 minutos pra tirar tudo e colocar na esteira, vai voltar no detector de metal umas 3 vezes porque esqueceu de tirar alguma coisa, vai tomar geral dos agentes de segurança, prejudicar a vida de todo mundo que está em volta e ainda vai xingar no twitter se fazendo de vítima.

Aqui vai minha dica de como fazer: Use roupas simples, sem nada de metal e sem cinto. Use um tênis ou sapato que você consiga por e tirar sem precisar desfazer o laço. Antes de entrar na fila da segurança tire tudo e coloque na sua mala/mochila: Relógio, jóias, carteira, moedas, papeizinhos, tudo. Esvazie seus bolsos completamente. Se estiver de casaco já tire e coloque dentro da mala também. Tudo que você deve ter nas mãos é passaporte e passagem. Aproveite que abriu a mala e já tire seu laptop, que precisa passar no raio-x fora da mala.

Eu nunca fico enroscado na segurança. Passo de primeira 100% das vezes.

Ferramentas

Já diz o ditado que quando sua única ferramenta é um martelo todos os problemas parecem um prego. Mas como obviamente isso não é verdade você precisa escolher a melhor ferramenta para cada problema.

O que geralmente acontece com ferramentas é que nós somos muito preguiçosos e acomodados para aprender uma coisa nova. Tem gente que prefere gastar 5 horas por dia pro resto da vida fazendo uma tarefa chata e tediosa do que gastar um mês pra aprender uma ferramenta nova que vai reduzir aquela tarefa pra 10 min por dia.

Se você trabalha em TI é sua obrigação saber algum tipo de script e sempre pensar em automação em primeiro lugar. Conhecer seu ambiente principal então, nem se fala.

Sysadmin Linux que não conhece atalhos do Bash, por exemplo, perde meu respeito.

Atalhos, aliases e ter suas próprias ferramentas pra facilitar o dia-a-dia também podem te economizar 1 min aqui, 30 segundos ali e no final da semana você poupou horas de trabalho.

Exemplo: Criei uma função no meu bash chamada “goto” que eu uso para conectar em servidores remotos. Eu mantenho um arquivinho de texto com os servidores que rodam windows e meu goto verifica esse arquivo e se eu estiver tentando conectar num servidor windows ele usa RDP ao invés de SSH. Já tenho um comando pré-preparado que passa meu usuário, senha, resolução da tela, etc, etc via linha de comando. Se for um servidor que nunca conectei antes posso simplesmente rodar “goto -w ” e ele sabe que é um servidor windows.

Caso não seja windows ele assume ssh e para isso usa uma combinação de sshpass ou chave pública e um arquivo ~/.ssh/config personalizado onde tenho servidores, portas, túneis, apelidos para servidores, etc já configurado.

Pra conectar em casa, por exemplo, só digito “goto home”. São 10 caracteres. O comando completo, com usuário, hostname e porta teria 38 caracteres.

Aprenda os atalhos do seu browser, cliente de email, editor de texto. Eu tenho certeza que você vai economizar horas de trabalho por semana simplesmente por usar o teclado ao invés do mouse.

Terceirizar

Outra forma de ser eficiente é terceirizar suas atividades. E isso pode ter diversas formas.

Eu, por exemplo, tenho uma memória horrível para coisas que precisam ser feitas. Por isso tudo que eu preciso lembrar eu terceirizo para meu calendário da empresa, uma app no meu celular, meu Inbox do Google ou pra minha esposa me lembrar. Na pior das hipóteses, se eu estiver sozinho e dirigindo ou não tiver acesso imediato ao meu celular eu simplesmente viro o meu relógio no pulso e deixo ele ao contrário, que vai me lembrar o tempo todo que eu tenho alguma coisa pra fazer até eu desvirá-lo (ou porque fiz a tarefa ou porquê passei pra uma das minha ferramentas).

Às vezes uma combinação de ferramentas + automação + terceirização é a melhor abordagem. É comum no trabalho algumas tarefas serem obrigação da equipe mais sênior, afinal podem ser coisas muito complicadas ou importantes pro pessoal mais júnior. Às vezes a ferramenta para aquela tarefa não é acessível para quem não trabalha em um determinado departamento ou não tem credenciais suficientes.

Por exemplo, numa empresa onde passei o time de vendas solicitava a criação de contas novas para os clientes. Eles mandavam um email, sem nenhum formato mandatório, com as informações do cliente e vinha pro meu time criar. Baseado nas informações e na nossa padronização e nomenclatura a gente criava as contas dos clientes manualmente. Isso precisava ser feito pelo time de TI porque as informações precisavam ser 100% corretas e exigia um certo nível de acesso nos servidores que só TI tinha.

O que eu fiz foi criar um formulário web que forçava os vendedores a entrar os dados num formato padrão e previsível que gerava uma saída já compatível com nossa padronização. Em cima disso fiz um script que podia ser invocado via sudo e dei acesso a ele pro time de atendimento ao cliente.  Ou seja, peguei metade do trabalho e dei pro pessoal de vendas – que achou ótimo e mais fácil de lembrar todas as informações que eles precisavam – e a outra metade pro pessoal de atendimento ao cliente – que achou ótimo porquê eles conseguiam colocar um cliente em produção mais rápido e sem depender de TI. No final das contas me livrei do trabalho e ainda fiquei bonito na fita.

Conclusão

A minha abordagem é a seguinte: Se eu preciso executar uma tarefa mais do que uma vez por mês e essa tarefa é: 1. Chata ou 2. Demorada eu vou imediatamente procurar formas de melhorar o processo, automatizar ou terceirizar.

Dessa forma eu economizo meu tempo, maximizo minha produtividade e posso continuar levando minha vida com qualidade.

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2 thoughts on “Eficiência

  1. vera

    Filho, adoro ler os seus blogs, você explica tudo muito bem.
    pois da ótimos exemplos além de serem divertidos.

    bjs
    Mâe

  2. Wanderley

    Bom… se não fosse uma página com o título geek, ficaria quieto, mas já que é para ser geek….. no infeliz do M$ Office para selecionar tudo é CTRL+T e não CTRL+A como deveria é para qualquer outra coisa que anda ou rasteja na face desse planeta…. Comentário inútil à parte, mais uma vez muito bom o texto. Acho que ficar procurando formas de automatizar ou facilitar tarefas e processos é essencial para um bom profissional de T.I Abraço e, mais uma vez, parabéns pelo texto.

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