Trabalho vs Labuta

By | February 18, 2017

Deixa eu começar dizendo que não tenho certeza se a palavra certa em português é labuta, mas vamos com isso mesmo. Em inglês a palavra é toil.

Labuta é aquela parte do seu trabalho que provavelmente toma mais tempo enquanto exige pouco esforço mental. Aquelas tarefas que você faz sem nem precisar pensar muito, repetidamente, dia após dia. Mas labuta também pode ser aquele trabalho que até exige um pouco da cabeça, mas que poderia ser facilmente reduzido ou eliminado. Em ambos os casos, aqui está uma listinha de coisas que podem ajudar em ambos os casos:

  • Utilizar corretamente as ferramentas disponíveis
  • Utilizar ferramentas melhores e mais modernas
  • Automatizar
  • Delegar tarefas
  • Implementar check-lists, manuais de procedimento e POPs (Procedimento Operacional Padrão)

Utilizar corretamente as ferramentas disponíveis

Vou assumir aqui que todo mundo trabalha na frente de um computador e que quase todos nós passamos boa parte do tempo digitando e editando texto de uma forma ou de outra. Conhecer a ferramenta que você usa – seja Microsoft Word, Google Docs, atom, emacs ou vim – é essencial para sua produtividade.

Já vi gente que, querendo copiar todo o conteúdo de uma página para colar num documento, pacientemente vai até o começo da página, clica e arrasta o mouse cuidadosamente até o final, ai vai até o menu EDITAR, clica em COPIAR e depois clica na janela do editor de texto, vai no menu EDITAR e clicar em COLAR. O processo inteiro demora de 20 a 30 segundos. Ora, se a pessoa faz isso diariamente, várias vezes por dia, isso vai acumular horas e mais horas desperdiçadas num único ano em algo totalmente inútil. Aprendendo os atalhos padrões em 99% dos sistemas você vai saber que CRTL+A seleciona tudo. CRTL+C copia, ALT+TAB alterna entre programas e CRTL+V cola. Para alguém já bem treinado o mesmo processo acima vai levar 2 segundos. 10% do tempo inicial.

Aqui está uma lista bem completa de atalhos para Windows. A maior parte é aplicável também para ambientes Linux.

Se você é sysadmin Linux, não posso enfatizar o suficiente a importância de conhecer bem SSH. Principalmente o uso do ~/.ssh/config

Utilizar ferramentas melhores e mais modernas

Sabem porquê novas ferramentas são criadas? Porquê conforme mais e mais pessoas as utilizam mais necessidades em comum aparecem e novas funcionalidades são criadas para endereçar essas necessidades. Continuar utilizando uma ferramenta de 10 anos atrás porque é isso que você sabe normalmente é contra-produtivo.

No caso de sysadmins mais velhos como eu, instalar software num servidor Linux costumava ser extremamente trabalhoso (labuta/toil). Você precisava fazer download do software e todas as dependências à partir de diversos repositórios, copiar manualmente no servidor e depois instalar cada um – na ordem certa. Instalar consistia em descompactar o arquivo, mudar de diretório, rodar um script (normalmente ./configure), depois executar “make”, “make test”, “make install”. Tudo era compilado da fonte e demorava algumas horas por servidor. Esse processo funciona até hoje.

Mas porquê qualquer pessoa que queira ter o mínimo de produtividade hoje em dia faria isso? Todas as distribuições Linux atuais tem algum tipo de gerenciamento de pacotes que faz com que isso seja trivial. O que costumava levar 3~4h entre pesquisa, download e instalação leva menos de 1 minuto hoje em dia. É estupidez não adotar ferramentas modernas.

Vai ter gente argumentando que “compilar nativamente na sua máquina melhora a performance”. Talvez, mas entre o custo do meu tempo ou de um pequeno upgrade de hardware para compensar a diferença eu garanto que sai mais barato o hardware.

Quando estive no Brasil de férias eu queria ter dado um cursinho rápido de Google Docs pro meu pai – que ainda usa Microsoft Word – mas acabei não tendo tempo. Pode parecer meio óbvio falar isso, mas lá no serviço utilizamos intensivamente Google Docs e é uma ferramenta sensacional. Recomendo fortemente.

Automatizar

Eu falo que 80% do meu trabalho é automatizar os outros 20% e não estou necessariamente brincando quando falo isso. Eu não vejo a menor razão para ter um ser humano fazendo uma tarefa que uma máquina pode fazer igual ou melhor. E não precisa ser só coisas grandes não. Pequenas coisas do dia-a-dia quando automatizadas trazem um imenso benefício.

Exemplo: Nos dias que estou de on-call eu interajo com pessoas do mundo inteiro, normalmente pedindo para elas fazerem alguma coisa para mim (rebootar um servidor, arrumar um problema na rede, substituir um disco defeituoso, etc). Quando elas respondem falando que tudo está resolvido eu poderia simplesmente fechar o ticket, mas considero que é bom para o relacionamento pelo menos mandar um notinha de agradecimento confirmando que o problema foi resolvido, avisando que estou fechando o ticket e desejando um bom-dia. Digitar essa notinha demora uns 30 segundos. Quando você está fazendo isso 50~60 vezes por dia são 25 a 30 minutos perdidos. O que eu fiz foi instalar o autokey e criar um atalho de 3 letras que automaticamente preenche uma mensagem padrão. Menos de 2 segundos.

Para quem é sysadmin, se a parte principal do seu trabalho não é diminuir a sua labuta, você está fazendo errado. E isso é uma das coisas que mais admiro no meu emprego atual: É a primeira empresa por onde passo onde 100% das pessoas entendem a importância de automatizar e reduzir a carga de trabalho. Seria impossível manter a velocidade de crescimento da empresa sem investir pesadamente em automação. Não seria possível contratar e treinar pessoas o suficiente para a labuta e com certeza seria financeiramente impossível. Portando cada pequeno segundo que pode ser economizado por automação será economizado.

A melhor forma de começar a pensar em automatização é utilizando o Princípio de Pareto: Descubra os 20% de atividades que você faz que ocupam 80% do seu tempo. E então descubra como automatizar essas tarefas. Se você é sysadmin eu tenho certeza absoluta que essa regra se aplica.

Minha regra para automatizar alguma coisa é mais ou menos essa: Se eu preciso fazer mais de três vezes (na vida) eu já procuro formas de automatizar parcialmente ou completamente.

Delegar tarefas

Essa é meio complicada e precisa de uma análise cuidadosa. Boa parte da sua labuta pode ser passada para terceiros. Esses terceiros podem ser pessoas com bem menos experiência no caso de uma tarefa simples ou alguém muito especializado no caso oposto. Pode ser passado para alguém hierarquicamente abaixo de você, para um outro colega ou até para um superior. Pode ser uma secretária ou um freelancer. Você vai precisar analisar algumas coisas para decidir:

  • Qual a importância da tarefa?
  • Quão confiável é a pessoa/entidade para quem você está delegando?
  • Qual o custo do meu tempo fazendo isso vs o custo de alguém especializado fazendo isso?
  • Quão rápido eu preciso que a tarefa seja feita?

Não tenho o menor problema de delegar uma coisa importante para uma pessoa confiável. E eu posso decidir fazer alguma coisa extremamente simples eu mesmo porquê é urgente e eu não sei quando tempo demoraria para um terceiro fazer. Pagar um consultor especializado pode ser uma boa opção, mas às vezes eu mesmo enfiar a cara na documentação e aprender pode ser a melhor solução.

É um balanço entre responsabilidade, urgência, tempo e custo que você precisa considerar caso-a-caso.

Check-lists, manuais de procedimento e POPs

Quando você não tem uma documentação adequada de como fazer uma parte do seu trabalho isso vira automaticamente labuta. Você vai perder tempo se desviando por caminhos que não levam à solução, vai andar em círculos, esquecer passos, fazer mais do que o necessário e, no final, revisar tudo duas ou três vezes para ter certeza que não esqueceu de nada. É estressante e consome tempo. Treinar novos funcionários vira ainda mais labuta. A pessoa vai tomar notas, perguntar um monte e depois novamente e de novo e mais uma vez.

Uma documentação clara, de preferência em forma de check-list, ou procedimentos padrões são excelentes para diminuir a labuta direta e indireta.

Exemplo: Tanto no trabalho atual como em outra grande empresa por onde passei o sistema de alertas quando detecta um problema já abre um ticket incluindo um link para um manual de procedimentos de como tratar aquilo. Normalmente são coisas que não podem ser facilmente automatizadas, mas o procedimento tem uma documentação bem completa, passos para diagnósticos, contatos para escalar e etc. Mesmo que eu receba um alerta de algo que eu nunca vi antes é bem provável que eu vá conseguir resolver sem muita labuta.

Mantenha em mente que manual de procedimento e POP não são a mesma coisa. POP é mais genérico (como abordar o problema ou uma classe de problemas) e manual de procedimentos é bem específico para cada caso.

Mesmo que você seja a única pessoa que faz o seu trabalho, mantenha uma excelente documentação, check-lists e etc. Lembre-se que com tudo bem documentado você pode começar a delegar partes do seu trabalho (Oi, fulano, você pode por favor resolver esse problema para mim? Aqui está o manual de procedimento.) E acho que já disse isso antes aqui no blog, mas vou falar de novo: Se você é a única pessoa que sabe fazer o seu trabalho você é insubstituível. Mas você também é “impromovível”.

 

Que outras coisas você faz/fez no seu dia-a-dia para diminuir a labuta?

No tag for this post.